Hallitus päätöksentekijänä

Leader-rahoitukseen liittyvissä asioissa yhdistyksen hallitus toimii virkavastuun alaisena. Käytännön asioista, mm. miten hallitus toimii, työnjako sekä vastuualueet, sovitaan ryhmän sisäisesti. Hallituksen jäsenyyteen sisältyy myös huolellisuusvelvoite, mikä tarkoittaa, että hallituksen jäsenen tulee toimia mahdollisimman huolellisesti lakien, säädösten, yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaisesti.

Kokoontuminen: Toiminnan jatkuvuuden kannalta on suositeltavaa, että hallitus kokoontuu säännöllisesti. Koska kyseessä on maaseudun kehittämisyhdistykset ja välimatkat ovat usein pitkiä, on hyvä valita kokouspaikaksi sijainniltaan keskeinen paikka. Kokoontumisajankohtaa sovittaessa on otettava huomioon eri tahojen aikataulut (esim. hakijoiden hankeaikataulu). Kokoontumiskustannusten korvauksista tulisi sopia vuosikokouksessa. Kokouksen päätösvaltaisuus on hyvä varmistaa etukäteen.

Pöytäkirjat: Yhdistyksen tulee sopia (säännöissä tai yhdistyksen kokouksessa) miten pöytäkirjat tarkastetaan. Kokouksessa voidaan esimerkiksi valita pöytäkirjan tarkastajat, tai pöytäkirjat voidaan hyväksyä seuraavissa kokouksissa. Julkisrahoitteisen toiminnan luonteeseen kuuluu aina avoimuus ja läpinäkyvyys, mikä on syytä pitää mielessä myös tässä asiassa. Jos pöytäkirjat ovat julkisesti nähtävillä esim. kuntien ilmoitustauluilla ja kotisivulla tulee niistä peittää esim. palkkausasioita käsitellyistä kohdista henkilötunnukset, rahasummat ym. henkilökohtaiset tiedot, samoin hankekäsittelyn osalta mm. liikesalaisuuksiin ja vastaaviin salassa pidettäviin asioihin viittaavat kohdat.

Nimenkirjoitusoikeudet: Hallituksen puheenjohtajalla on yleensä oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi, jollei tätä oikeutta ole rajoitettu yhdistyksen säännöissä. Yhdistyksen on hyvä tarkistaa omista säännöistään nimenkirjoitusoikeudet ja sen tulee aina ilmoittaa kaikki nimenkirjoitusoikeuksien muutokset Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin. Yhdistyksen nimenkirjoittajat käyvät ilmi yhdistysrekisteriotteesta ja nimenkirjoitukseen liittyvät rajoitukset käyvät ilmi yhdistyksen säännöistä.

Yhdistyksen säännöissä saatetaan määritellä nimenkirjoitusoikeus puheenjohtajan lisäksi esimerkiksi jollekin hallituksen jäsenelle, työntekijälle tai muulle henkilölle, jolle hallitus on antanut henkilökohtaisen oikeuden. Nimenkirjoitusoikeuksia määriteltäessä on hyvä huomioida, että julkisten varojen käytössä tulee noudattaa erityistä varovaisuutta, joten rajoitettu nimenkirjoitusoikeus voi olla joissain tapauksissa paikallaan.

Rajoitettu nimenkirjoitusoikeus voi koskea esimerkiksi Leader-ryhmän lausuntojen allekirjoittamista tai laskujen maksamista tiettyyn summaan saakka. Nimenkirjoitusoikeuksien osalta kannattaa myös huomioida, että lausunnot tukihakemuksista ovat Leader-ryhmän virallisia asiakirjoja ja siksi niiden allekirjoittajalla täytyy olla yhdistyksen myöntämä nimenkirjoitusoikeus.

Hallituksen kannattaisi ottaa kantaa myös sellaisiin asioihin kuten kenellä on pankkitilin ja nettipankin käyttöoikeudet, kuka allekirjoittaa hankehakemuksista annettavat Leader-ryhmän lausunnot, keille myönnetään diaariohjelman käyttöoikeus jne.

Toiminnan kannalta on tärkeää, että nimenkirjoitusoikeudet pidetään ajan tasalla ja ne tarkistetaan aina henkilövaihdosten yhteydessä, ja ilmoitetaan eri laitoksiin ja viranomaisiin (esim. yhdistysrekisteri, pankit, ELY-keskus).

Hanke- ja yritystukien käsittely: Leader-hankkeiden ja yritystukien rahoitushakemukset sekä niihin liittyvät muut asiakirjat tulevat vireille, kun ne saapuvat Leader-ryhmään ja täyttävät vireilletuloehdot. Hakemukset tulevat pääsääntöisesti Hyrrän kautta. Maksuhakemukset jätetään ELY-keskuksen käsittelyyn yleensä myös Hyrrä-verkkopalvelun kautta.

Leader-ryhmän hanke- ja yritystukihakemusten valintakriteerit tulee olla julkisesti nähtävillä yhdistyksen Internet-sivuilla. Hallituksen tehtävänä on arvioida jokainen hakemus valintakriteerien mukaan (pisteyttää, jos käytössä ovat pisteet) ja asettaa hakemukset paremmuusjärjestykseen kokouskohtaisesti, jonka perusteella rahoituksesta päätetään. Hakijoillekin tulee antaa avoimesti tietoa, miten hakemuksia käsitellään ja mitkä ovat valintakriteerit.

Paikallisen Leader-kehittämisstrategian tavoitteet tulee pitää kirkkaana mielessä niin, että hankkeista päätetään niiden sisällön perusteella, eikä hakijan mukaan. Eritoten hankekäsittelyn yhteydessä on muistettava jääviyskysymykset.

Leader- ryhmän velvollisuus on antaa lausunto kaikista sille tulleista hankehakemuksista. Yleensä hallitus on delegoinut tämän tehtävän työntekijöille, joille on myönnetty nimenkirjoitusoikeus.

Leader-ryhmän velvollisuus on katsoa, että hakemus on asianmukaisesti täytetty eli siinä on kaikki vaadittavat tiedot ja liitteet. Leader-ryhmän tulee toimittaa hakemukset lausuntoineen viipymättä ELY- keskukseen.

Hyvä yhteistyö Leader-ryhmän ja ELY-keskuksen välillä on perusta sujuvalle hakemuskäsittelylle. Leader-ryhmän ja ELY-keskuksen on hyvä sopia keskinäisistä yhteistyötavoista.

Esteellisyys- ja vastuuasiat: Leader-ryhmän hoitaessa julkisen rahoituksen myöntämiseen sekä julkisen vallan käyttöön liittyviä tehtäviä, sovelletaan sen toimintaan hallinnointilakia ja sen virkavastuun ja vahingonkorvausvastuun kohtia. Virkavastuu ei koske muuta yhdistystoimintaa.

Virkavastuun keskeisimmät kohdat hallitustyöskentelyn kannalta ovat esteellisyys asioita käsiteltäessä sekä toiminnan julkisuudesta ja salassapidosta säädetyt kohdat.

Esteellisyysperusteet on säädetty hyvin yksityiskohtaisesti, ja niihin tulee jokaisen hallituksen jäsenen ja varajäsenen perehtyä. Jokaisen on itse ratkaistava ja ilmoitettava esteellisyydestään kokouksessa. Esteellisyyteen riittää, että puolueettomuus on objektiivisesti ajatellen saattanut vaarantua. Jos hallituksen jäsen ilmoittaa olevansa esteellinen, tulee hänen jäävätä itsensä koko asian käsittelyprosessista.

Ryhmän hyvänä käytäntönä voitaisiin pitää vaikkapa tapaa ottaa esteellisyysasiat esiin jokaisen kokouksen alussa, jotta jokainen tarkastelisi omalta kohdaltaan tilanteen. Näin turvataan puolueeton ja asianmukainen hankekäsittely. Esteellisyys tulee aina kirjata pöytäkirjaan. Muita asioita käsitellessään hallituksen tulee noudattaa yhdistyslaissa määriteltyjä jääviys- ja salassapitosäädöksiä. Tällöinkin on tärkeää, että hallitus toimii puolueettomasti ja luottamuksellisesti.

Salassa pidettäviä tietoja koskee vaitiolovelvollisuus ja hyväksi- tai vahingoksikäyttökielto. Jokaisen hallituksen jäsenen, varajäsenen sekä työryhmien ja ohjausryhmien jäsenten tulee allekirjoittaa salassapitositoumus. Keskeisimpiä salassa pidettäviä asioita ovat liike- ja ammattisalaisuudet, tulo- ja varallisuustiedot, terveydentilatiedot sekä tiedot henkilökohtaisista oloista. Vaitiolovelvollisuus jatkuu luottamustoimen päätyttyäkin.

Rikosoikeudellisista vastuista on hyvä muistaa, että virkavastuun piiriin kuuluvat lahjusrikokset, virkasalaisuusrikokset, virka-aseman väärinkäyttö ja virkavelvollisuuden rikkominen.

Taloushallinnon vastuut: Yhdistyksen hallitus hoitaa yhdistyksen taloutta ja vastaa siitä. Taloushallinnon käytännön asioita hoitaa useimmiten toiminnanjohtaja, mahdollisesti yhteistyössä muun henkilöstön kanssa. Henkilöstön tulee säännöllisesti raportoida hallitukselle talouden tilasta esimerkiksi kirjanpidon raporttien tai yhteenvetojen perusteella. Jollei näin tapahdu, hallituksen tulee pyytää tällaista raportointia.

Leader-ryhmän työssä hallitus vastaa hyvin konkreettisesti yhdistyksen kautta hankkeille kanavoitavasta kuntarahoituksesta, joka on osa kansallista vastarahaa EU-rahoitetussa toiminnassa. Näin ollen olisi suotavaa, että taloushallinnon tilanne raportoidaan hallitukselle useammin kuin vain tilinpäätöksen yhteydessä.

Leader-toiminnan hallinnon rahoittamiseksi rahoituskehyksessä on varattu jokaiselle ryhmälle ns. toimintaraha. Tämä, kuten mahdolliset muista rahoituslähteistä tulevat ja omat Leader-hankkeet, tulee pitää kirjanpidossa omalla kustannuspaikallaan. Hallituksen jäsenenä olisi hyvä perehtyä oman yhdistyksen kirjanpidon raportointitapaan. On myös hyvä olla tietoinen kilpailutuskäytännöistä sekä hankintalain soveltamisen mahdollisuudesta.

Leader-ryhmän ollessa itse hankkeen hakija ja toteuttaja, tarvitaan usein myös yksityistä rahoitusta omarahoitusosuudeksi. Hallituksessa tuleekin olla tietoinen mistä lähteistä ja miten yksityisrahoitus on kerätty.

Vastuuvapauden hallitukselle myöntää aina yhdistyksen vuosikokous. On syytä muistaa, että istuvat hallituksen jäsenet eivät voi myöntää vuosikokouksessa itselleen vastuuvapautta, joten vuosikokouksissa tarvitaan osallistujia myös hallituksen ulkopuolelta.